Regelefterlevnad – Digitala verktyg och personligt stöd

Det har nu gått ungefär fyra år sedan den svenska visselblåsarlagen trädde i kraft för landets kommuner. Det innebär att den första generationens upphandlade avtal och systemlösningar nu löper ut, vilket har startat en intensiv våg av avtalsförnyelser och direktupphandlingar. När vi blickar tillbaka på de fyra år som gått är det tydligt att mycket har förändrats. Från att ha varit ett helt nytt och oprövat lagkrav har området mognat avsevärt. Här sammanfattar vi de tre tydligaste trenderna och utmaningarna som präglar kommunernas visselblåsarlösningar just nu. ### 1. Högre kvalitet och slopade kluster När lagstiftningen introducerades var osäkerheten stor. Många kommuner gick samman i stora kluster för att göra gemensamma upphandlingar, och flera försökte bygga egna interna lösningar. I dag ser vi en helt annan trygghet på marknaden. - Tydligare kravställning: Kommunerna har samlat på sig värdefull erfarenhet. De vet exakt vad de vill ha och kravspecifikationerna håller en betydligt högre kvalitet. Man efterfrågar systemlösningar med specifik funktionalitet, som exempelvis integrerad inloggning (Single Sign-on) och avancerat AI-stöd för maskering av känsliga uppgifter vid utlämning av allmänna handlingar. - Fler köper externt: De organisationer som tidigare försökte hantera kanalerna helt internt väljer nu i allt större utsträckning att ta extern hjälp, både med rapporteringslösningen och med delar av handläggningen. - Egna inköp ersätter samordning: Tendensen att gå samman i stora kluster har minskat. Eftersom processen har visat sig vara smidig och okomplicerad väljer de flesta kommuner i dag att sköta sina inköp på egen hand. Dessutom tecknas avtalen på betydligt längre tidsperioder än tidigare (ofta upp till 6 eller 7 år), eftersom kostnadsbilden har stabiliserats och tryggheten med leverantörerna har ökat. ### 2. Stor vs. liten kommun: Oberoende i fokus Behovet av stöd i processen skiljer sig naturligtvis åt beroende på organisationens storlek, men intressant nog är det inte främst resurser som avgör. De riktigt stora kommunerna har ofta kapacitet att själva sköta en stor del av handläggningen internt. För övriga kommuner handlar det i stället om två kritiska faktorer: oberoende och kompetens. I en mindre kommun, där en handläggare kanske bara möter en handfull ärenden per år, är startsträckan lång och utmaningarna helt nya varje gång. Dessutom är det personellt svårt att garantera en helt oberoende och opartisk intern hantering. Därför efterfrågas externa parter som kan kliva in mer aktivt i flödet, göra de första bedömningarna och fungera som bollplank eller utredare i de mer komplexa utredningarna. ### 3. Arbetsmiljöverket växlar upp sin tillsyn Efter att ha hållit en relativt passiv profil under de första åren har Arbetsmiljöverket som tillsynsmyndighet nu kraftigt växlat upp sina kontroller. De gör tillsyn regelbundet för att granska hur kanalerna faktiskt fungerar – och det finns en tydlig röd tråd i vad de letar efter. Just nu ligger myndighetens fokus framför allt på det skrivna ordet. De jämför lagens bokstav med organisationens interna policydokument och dokumenterade rutiner. De förutsätter helt enkelt att det som står i organisationernas riktlinjer är det som speglar handlingen i praktiken. Förr eller senare kommer tillsynen att knacka på dörren hos de flesta offentliga aktörer, och då gäller det att dokumentationen håller måttet. ### Hur förbereder ni er? Marknaden har rört sig från osäkerhet till standardisering och stabilitet. Det syns inte minst hos kommunalägda bolag – även de med långt under 50 anställda som formellt sett inte omfattas av lagkravet. Många av dem väljer ändå att proaktivt implementera externa visselblåsarkanaler, både för det rent affärsmässiga värdet av att fånga upp nyttig information och som en viktig del av sin employer branding. Skulle ni få en tillsynsförfrågan från Arbetsmiljöverket, eller står ni inför att förnya era nuvarande avtal? Som kund hos Lantero finns vi alltid tillgängliga som ett direkt stöd. Vi hjälper er att ta fram korrekta svar till myndigheten och uppdaterar löpande vår dokumentation och våra texter baserat på aktuell praxis och erfarenheter från kunddialoger i samband med tidigare tillsynsärenden.

Den 23 juni varje år uppmärksammar vi internationella visselblåsardagen. Dagen instiftades för att uppmärksamma och hedra de personer som slår larm om korruption, missförhållanden och oegentligheter, samt för heroiska insatser i att försvara mänskliga rättigheter och demokrati. Att vara visselblåsare uppfattas i regel som något mycket hedervärt i debatten. Samtidigt är det i praktiken ofta en väldigt otacksam roll, som sällan möts med välvilja. Hela idén är att man tar strid för det man anser är rätt, men i strid med den rådande ordningen där man verkar. I praktiken innebär det också ofta att man går i konflikt med sin arbetsgivare, sina kollegor och överordnade. Lantero jobbar varje dag med visselblåsare och visselblåsarärenden. Vi vet att ärenden som rapporteras ofta skjuter vid sidan av målet. Ibland är det ärenden som inte hör hemma i kanalen, det kan vara frågor om personkonflikter eller ledarskap till exempel. Andra gånger är det misstolkningar av omständigheter. Den som rapporterar drivs ofta av ett starkt rättspatos. Men lika ofta som det är faktiska överträdelser som uppmärksammas, kan det vara en över- eller feltolkning av läget som ligger till grund för anmälan. Visselblåsare brukar vara av en personlighetstyp som vågar gå emot konsensus, vilket i vissa lägen är beundransvärt och värdefullt. Men i praktiken kommer personen ofta att hållas för kverulant eller bråkmakare. Vi på Lantero påminner oss ständigt om denna dubbelhet. Det är lätt att se bråkmakaren och se alla ärenden som kanske egentligen borde tas öga mot öga mellan ett par kollegor eller som aldrig borde ha blivit en konflikt. Men samtidigt är det dessa individer som är beredda att stå upp och larma när det verkligen är något som är fel. Vi som jobbar dagligen med dessa frågor lyfter på hatten för det ofta otacksamma engagemanget. Låt oss idag fira våra besvärliga, men rakryggade och viktiga visselblåsare!

Under våren har Arbetsmiljöverket genomfört proaktiv tillsyn av organisationers visselblåsarfunktioner. Lantero har tagit del av delar av myndighetens kommentarer och de krav på förbättringar som framlagts. I det här inlägget försöker vi sammanfatta resultatet av tillsynsrapporterna. Fokus för Arbetsmiljöverket har till synes legat på dokumentationen och att bekräfta att alla delar av kapitel 5 i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen) finns korrekt avspeglade i de riktlinjer som verksamheterna har fastställt. Fokus har inte legat i att utvärdera ifall verksamheterna faktiskt lever upp till kraven från visselblåsarlagen i sin verksamhet genom att studera de faktiska förfarandena. Det finns följaktligen anledning att gå igenom riktlinjerna och säkerställa att alla delar kring kapitel 5 i visselblåsarlagen finns avspeglade i de riktlinjer som verksamheten har. Följande områden uppfattar vi vara särskilt viktiga att se över: 1) Det måste beskrivas i riktlinjerna att en visselblåsare skall kunna rapportera på alla de föreskrivna sätten, det vill säga digitalt via en visselblåsartjänst, per telefon, med fysiskt brev eller ett fysiskt möte. 2) Det måste förklaras i riktlinjerna på vilket sätt en bekräftelse ges till visselblåsaren när ett ärende har mottagits. Speciellt måste formuleringar finnas med som beskriver hur organisationen ger en bekräftelse om mottagen anmälan inom sju dagar från rapporteringen. Vidare hur man undviker att skicka en bekräftelse till en person som har undanbett sig att få en sådan samt hur man undviker att skicka en bekräftelse till en rapporterande person om man tror att dennes identitet kan bli röjd i och med att bekräftelsen skickas. 3) Det måste också beskrivas i riktlinjerna hur återkoppling inom tre månader skall ske samt vad denna återkoppling skall innehålla. 4) Det måste beskrivas i riktlinjerna hur jävighet bedöms och hanteras. 5) Det måste finnas med en formulering i riktlinjerna som beskriver att en visselblåsares personuppgifter kan lämnas ut i förekommande fall, och att visselblåsaren i så fall kommer att bli informerad om utlämnandet. Det finns ett undantag från att informera som gäller om informationen till visselblåsaren innebär att utredningen eller andra åtgärder hindras eller försvåras. Med anledning av Arbetsmiljöverkets tillsyn har Lantero genomfört följande förändringar i systemet och åtgärder i övrigt: 1) När en visselblåsare har lämnat in sin visseblåsaranmälan i Lanteros system visas omedelbart en bekräftelse på mottagen anmälan upp för den rapporterande personen i webbapplikationen. En skriftlig bekräftelse via e-post skickas inte ut. På detta sätt säkerställs att den rapporterande personens identitet inte kan röjas genom själva bekräftelsen. 2) Lantero har uppdaterat sina förslag på riktlinjer (som går att hitta i visselblåsarsystemet) så att de avspeglar de krav som tillsynsmyndigheten har.