Praktiska erfarenheter av AI-maskning i kommun

Lantero intervjuade Therese Forsberg, utredare på avdelningen för administration i Uddevalla kommun. Therese jobbar med maskering av dokument vid begäran om allmän handling och har använt Lantero Redact under de gångna månaderna, vilket innebär att hon har fått AI-stöd med bedömning och maskering. Nedan följer en något nedkortad version av intervjun.

Intervjuare: Uddevalla är en kommun med ungefär 60 000 invånare. När det gäller begäran om allmän handling, hur stora volymer gäller det?

Intervjuad: Det varierar. Det beror på vad som händer i verksamheten. När något inträffar som leder till avvikelser eller lex Sarah-ärenden, så ökar mängden. Vi får också varje vecka stadiga begäranden från vissa medier som alltid vill ha senaste veckans inkomna handlingar. Det gäller ju samtliga kommuner – vissa medier gör så kontinuerligt. Så mängden kan variera mycket, särskilt om det kommit in allvarliga ärenden.

Intervjuare: I vilken mån går det här att planera?

Intervjuad: Vissa delar är alltid hanterbara, men det blir svårt när det kommer stora volymer – ibland tusentals dokument. Vi har ingen person som arbetar med detta på heltid, utan vår avdelning får hjälpas åt.

Hur det fungerade tidigare

Intervjuare: Hur såg rutinerna tidigare ut kring det här arbetet?

Intervjuad: Vi gjorde det på det gamla sättet. Vi skrev ut dokumenten och maskerade dem för hand med Tippex. Sedan kopierade vi och skannade in dem igen innan vi skickade dem vidare. Adobe har vissa funktioner, men de har inte fungerat fullgott. Man har kunnat lyfta bort maskningen digitalt, så vi har ändå alltid behövt skriva ut och skanna. Det har varit både tidskrävande och svårt att hantera på distans.

Hur arbetet ser ut nu

Intervjuare: Hur ser rutinen ut nu?

Intervjuad: Det går mycket snabbare. Med maskningstjänsten kan vi markera det vi vill maskera digitalt och spara direkt. Vi slipper utskrifter och skanning, vilket tagit mycket tid. Jag upplever att man har bättre överblick över dokumenten och processen.

Intervjuare: En idé med AI-stödet är att fler ska kunna delta i arbetet genom att acceptera eller avfärda maskningsförslag. Har ni börjat bredda hanteringen?

Intervjuad: Nej, inte ännu. Vi har tagit hjälp av kollegor, men de har haft samma kunskapsnivå som vi. Så än så länge ligger ansvaret kvar inom vår avdelning.

Träning av modellen och nya uppdateringar

Intervjuare: Ni har precis fått en ny uppdatering av tjänsten. Har ni hunnit testa den och de uppdaterade förmågorna?

Intervjuad: Ytterst lite, men det jag såg såg bra ut. Jag behöver testa mer för att säga något säkert.

Intervjuare: Tror du bedömningarna ser likadana ut mellan olika kommuner?

Intervjuad: Ja, det tror jag. Vi arbetar alla med samma typ av dokument och samma regelverk. Syftet är alltid att skydda den enskilda och undvika att röja personuppgifter. Det borde leda till samma ingång i vad som ska maskeras.

Användarupplevelse av tjänsten

Intervjuare: Några andra reflektioner?

Intervjuad: Tjänsten har varit lätt att använda. Vi har upplevt den som användarvänlig och utan oklarheter eller strul. Den har fungerat hela testperioden, och det har varit tacksamt eftersom vi haft ovanligt stora volymer av ärenden den senaste tiden.