Kontroll av anställdas bisysslor

Bisysslor för anställda är något som det finns särskilda skäl att hålla koll på inom det offentliga. Dels kan det ge indikationer på var det finns medvetna försök att missbruka systemen. Dels är det en uppenbar källa till intressekonflikter kopplat till myndighetsbeslut.

Formerna för hur man kontrollerar och följer upp bisysslor är inte komplicerade och som med mycket annat gäller det mest att få principer och rutiner på plats.

Etablera principer

När det gäller principer har man som organisation anledning att definiera vad som potentiellt kan vara förtroendeskadliga bisysslor. Det vill säga när en bisyssla kan – eller kan uppfattas – stå i konflikt med objektivt beslutsfattande hos en anställd. Både besluten och det upplevda oberoende spelar alltså roll.

En annan princip som naturligt behöver etableras är vilka roller som är känsliga. Det handlar då om vilka beslut som rollen ansvarar för eller fattar. Det kommer normalt sett att röra beslut kopplade till ett tydligt ekonomiskt värde, som bygglov, olika typer av tillstånd eller upphandlingar.

Sätt rutiner

De rutiner som behöver specificeras kan vara när man gör kontroller, hur det görs, vad som ska anmälas och vem som fattar beslut.

Förslagsvis gör man kontroller i samband med anställning, vid medarbetarsamtal och kanske någon typ av löpande stickprov. Men det kan också finnas andra tillfällen som är lämpliga utifrån verksamhetens art eller andra särskilda omständigheter.

Utgångspunkten är normalt sett att bisysslor ska anmälas av den anställda, men det behöver finnas etablerade former för hur man som organisation gör aktiva kontroller och det behöver finnas regler för vad som diarieförs, sparas och kanske till och med delas med utvalda delar av organisationen.

Det måste vara tydligt vilka bisysslor som ska anmälas och vem som fattar besluten.

Ta hjälp av andra

I vanlig ordning kan man ta hjälp av andra som redan gjort arbetet. Utgå från befintliga checklistor, styrdokument och rutiner när ni sätter upp det för er organisation. Har man en mer ambitiös agenda så kan man titta på kommuner eller myndigheter som ligger särskilt långt fram på området. Men för många är det mer relevant att titta på förlagor från närliggande kommuner eller snarlika myndigheter.

Lantero samlar bra exempel i vår tjänst FraudFinder, men det kan för många vara nog så enkelt att prata med befintliga kontakter i grannkommunen eller motsvarande.

Som vanligt uppskattar vi på Lantero både tankar, synpunkter och förslag på bra exempel som vi skulle kunna lyfta fram i våra kontakter med den offentliga sektorn.