Dags att förtydliga era riktlinjer inför Arbetsmiljöverkets tillsyn

Under våren har Arbetsmiljöverket genomfört proaktiv tillsyn av organisationers visselblåsarfunktioner. Lantero har tagit del av delar av myndighetens kommentarer och de krav på förbättringar som framlagts. I det här inlägget försöker vi sammanfatta resultatet av tillsynsrapporterna.

Fokus för Arbetsmiljöverket har till synes legat på dokumentationen och att bekräfta att alla delar av kapitel 5 i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen) finns korrekt avspeglade i de riktlinjer som verksamheterna har fastställt.

Fokus har inte legat i att utvärdera ifall verksamheterna faktiskt lever upp till kraven från visselblåsarlagen i sin verksamhet genom att studera de faktiska förfarandena.

Det finns följaktligen anledning att gå igenom riktlinjerna och säkerställa att alla delar kring kapitel 5 i visselblåsarlagen finns avspeglade i de riktlinjer som verksamheten har. Följande områden uppfattar vi vara särskilt viktiga att se över:

1. Det måste beskrivas i riktlinjerna att en visselblåsare skall kunna rapportera på alla de föreskrivna sätten, det vill säga digitalt via en visselblåsartjänst, per telefon, med fysiskt brev eller ett fysiskt möte.

2. Det måste förklaras i riktlinjerna på vilket sätt en bekräftelse ges till visselblåsaren när ett ärende har mottagits. Speciellt måste formuleringar finnas med som beskriver hur organisationen ger en bekräftelse om mottagen anmälan inom sju dagar från rapporteringen. Vidare hur man undviker att skicka en bekräftelse till en person som har undanbett sig att få en sådan samt hur man undviker att skicka en bekräftelse till en rapporterande person om man tror att dennes identitet kan bli röjd i och med att bekräftelsen skickas.

3. Det måste också beskrivas i riktlinjerna hur återkoppling inom tre månader skall ske samt vad denna återkoppling skall innehålla.

4. Det måste beskrivas i riktlinjerna hur jävighet bedöms och hanteras.

5. Det måste finnas med en formulering i riktlinjerna som beskriver att en visselblåsares personuppgifter kan lämnas ut i förekommande fall, och att visselblåsaren i så fall kommer att bli informerad om utlämnandet. Det finns ett undantag från att informera som gäller om informationen till visselblåsaren innebär att utredningen eller andra åtgärder hindras eller försvåras.

Med anledning av Arbetsmiljöverkets tillsyn har Lantero genomfört följande förändringar i systemet och åtgärder i övrigt:

1. När en visselblåsare har lämnat in sin visseblåsaranmälan i Lanteros system visas omedelbart en bekräftelse på mottagen anmälan upp för den rapporterande personen i webbapplikationen. En skriftlig bekräftelse via e-post skickas inte ut. På detta sätt säkerställs att den rapporterande personens identitet inte kan röjas genom själva bekräftelsen.

2. Lantero har uppdaterat sina förslag på riktlinjer (som går att hitta i visselblåsarsystemet) så att de avspeglar de krav som tillsynsmyndigheten har.