• +46 8 1244 80 50
  • info@lantero.se

Vad ska man tänka på?

Det är viktigt att gå igenom vad som utmärker den egna verksamheten och vad som krävs för att få ett ändamålsenligt system på plats. Olika frågeställningar är olika aktuella i olika verksamheter.

Anonym rapportering – I alla verksamheter är det viktigt att anställda känner sig trygga med att uppmärksamma missförhållanden. En extern, anonym och säker rapporteringskanal är grundläggande.

Säkra kvalitet i anmälningar – Mycket kan göras för att få så fullständig information som möjligt.
√ Tydlighet om hur systemet fungerar, vad det syftar till och hur man rapporterar.
√ Formulär med tydligt definierade frågor.
√ Möjlighet till anonym korrespondens med visselblåsaren för att kunna få kompletterande information.

Tillgänglighet – Det ska vara enkelt att hitta till rapporteringskanalen och enkelt att rapportera även om man gör det för första och enda gången. Lösningen bör vara responsiv och mobilanpassad. Rapporteringsfunktionen bör också finnas tillgänglig på språk som de anställda är bekväma med.

Professionell och konsekvent handläggning – Rapporterade missförhållanden riskerar att bli liggande onödigt länge. Det bör finnas tydliga processer för handläggningen. Ett ärendehanteringssystem kan strukturera processen, definiera de frågor som behöver besvaras, tydliggöra vem som ansvarar för vilken del av processen, sätta tydliga tidsramar och bygga in beslutsstöd.

Jäv – Det finns alltid en risk för intressekonflikter och jäv vid intern handläggning. I ett bra system kan man bygga in peer-review i ärendehanteringen. Det är också möjligt att sätta beslutsregler som styr när ärenden bör utvärderas av en helt oberoende utredare.

I vilken mån behöver handläggaren skyddas? – En intern handläggare riskerar att hamna i kläm då ärenden om kollegor eller överordnade ska hanteras. Ett ärendehanteringssystem kan skydda individen genom att bygga in tydliga beslutsregler.

Implementering – En visselblåsarfunktion saknar helt värde om ingen känner till den. Implementeringen handlar främst om information till de potentiella användarna. Exempelvis via information på intranätet eller per mejl, vd-intervjuer i interntidningar eller som film, e-learning-utbildningar och informationsmöten.

” Det visade sig att hyran inte hade reviderats på fem år och att hyresgästen var släkt med en anställd ”

Bolag inom fastighetsförvaltning